BPM: стратегическое планирование и бюджетирование в компании

Планирование развития компании на основе результатов текущей работы отнимает много время у руководителя компании. Эффективность работы компании в целом на перспективу будет зависеть от принятых решений, поэтому значение оперативной информации и ее качестве выходит на первый план. Рассмотрим возможности решений класса BPM для реализации этих задач.

Прародителями BPM-решений, безусловно, можно назвать системы класса Business Intelligence (BI), с успехом использующиеся в качестве инструмента для формирования отчетности по произвольным и регулярным запросам, анализа исторических данных, поиска закономерностей в структурированных показателях, оперативного анализа с применением визуальных компонентов. Но если BI является по своей сути всего лишь инструментом для бизнес-анализа, то BPM-система - это целостное решение, поддерживающее замкнутый цикл управления и контроля бизнес-процессов.

Примечание.
Что есть BPM?
Business Performance Management (BPM) - методология, направленная на оптимизацию реализации стратегии бизнеса и состоящая из набора интегрированных циклических аналитических процессов. Она поддерживается соответствующими технологиями и имеет отношение как к финансовой, так и к операционной информации. BPM позволяет предприятию определять, измерять и управлять эффективностью своей деятельности в рамках достижения стратегических целей. Основные финансовые и операционные процессы включают планирование, консолидацию и отчетность, анализ основных показателей эффективности.

BPM-системы ни в коем случае нельзя отождествлять с получившими широкое распространение специализированными системами бюджетирования. Выделенные в отдельный класс программного обеспечения, они зачастую обладают возможностями, выходящими за рамки поддержки функций бюджетного процесса (таких как интеграция с учетными системами, разработка интерфейса, генерирование отчетов, поддержка экономических расчетов и др.). Однако их уделом остается автоматизация отдельного бизнес-процесса (формирование бюджетов), а не поддержка бизнес-стратегии в рамках замкнутого управленческого цикла. Бюджетирование сегодня - наиболее популярная область автоматизации, дающая быстрый и наглядный эффект, именно с автоматизации процесса оперативного планирования зачастую начинается поэтапное внедрение BPM-систем.

Классическая концепция их построения постоянно развивается, охватывая все новые области автоматизации. Если традиционно функции документооборота реализуются в специализированных электронных системах (СЭД), то сегодня используются как средство дальнейшей консолидации процессов стратегического и оперативного управления, удачно дополняющее основную BPM-функциональность. Некоторые решения используют готовые методики финансового анализа для прогнозирования и сценарного моделирования.
По оценкам аналитического агентства IDC, использование прогнозной аналитики в рамках BPM будет расширяться. Это один из наиболее востребованных инструментов бюджетирования и планирования.

Архитектурные решения

В настоящее время определены основные процессы, технологии и контент, необходимые для создания BPM-решений. Для их поддержки используются различные решения, которые объединяет совместное использование при планировании корпоративных целей, отслеживание ключевых показателей эффективности (KPI) и соответствующее реагирование на незапланированные изменения.

Наиболее предпочтительной является архитектура, которая поддерживает информационные потоки, идущие к системам планирования, а также между функциональными отделами организации. Рекомендуемая архитектура должна также реализовывать возможность реагирования на изменения генерируемых показателей - например, пересмотр планов, целей и оперативной деятельности. Предполагается, что данные, собираемые из различных источников, включая корпоративные системы, хранилища данных и приложения MS Office, должны загружаться в витрину показателей BPM, которая обрабатывает структурированные и неструктурированные показатели.

Архитектура BPM, как правило, поддерживает четыре основных процесса: разработка стратегии, планирование, мониторинг и анализ, принятие корректирующих действий, а также ряд дополнительных технологий и аналитических приложений, которые используются для реализации других процессов и функций управления эффективностью. Стоит подчеркнуть, что, как и в случае с другими программными продуктами, данные технологии представлены в виде готовых пакетов приложений и/или настраиваемых решений, основанных на использовании компонентных объектов. Рассмотрим кратко эти основные процессы и характеристики поддерживающих их технологий.

Разработка стратегии. Технологии, дающие возможность руководству разрабатывать и раскрывать бизнес-стратегии, определять показатели и предельные значения, необходимые для измерения эффективности бизнеса в различных временных периодах. Примером программных продуктов, поддерживающих данные возможности, могут служить средства, предназначенные для расчета показателей (построители и библиотеки данных, инструментальные панели), приложения для автоматизации процессов разработки корпоративной стратегии и ее соотнесения с базовыми KPI.

Планирование. С помощью технологий планирования менеджеры отделов и подразделений могут устанавливать цели, разрабатывать и моделировать сценарии планирования и определять бюджеты для поддержки бизнес-стратегии. Поддерживающие программные продукты: приложения, предназначенные для создания, сбора, консолидации, подготовки отчетности и управления процессом планирования; средства для прогнозирования и планирования проектов и процессов.

Мониторинг и анализ. Технологии, позволяющие сравнивать результаты деятельности отдельных сотрудников и целых департаментов с установленными показателями (KPI), а также получать дополнительную информацию, необходимую для выполнения соответствующих действий.
Поддерживающие программные продукты: средства, позволяющие разрабатывать, создавать, редактировать и распространять отчеты о результатах деятельности; приложения, предназначенные для проведения многомерного анализа итоговых транзакционных данных и их сравнения с плановыми показателями.

Принятие корректирующих действий. Данные технологии автоматизируют процессы реагирования на возникающие проблемы или изменения и повышают своевременность корректирующих мероприятий. Поддерживающие программные продукты: приложения для создания и управления предупреждениями, средства для генерации новых плановых показателей и/или изменения существующих значений.

Развитие информационных систем для бизнеса




Примечание.
Обработка в режиме online
OLAP (англ. online analytical processing - аналитическая обработка в реальном времени) - технология обработки информации, включающая составление и динамическую публикацию отчетов и документов. Используется аналитиками для быстрой обработки сложных запросов к базе данных. Служит для подготовки бизнес-отчетов по продажам, маркетингу в целях управления.

Дополнительные технологии. BPM-решения требуют взаимодействия со многими другими приложениями, которые поддерживают критически важные процессы, влияющие на устойчивость и успешность бизнеса. Эти приложения могут быть как транзакционными (например, продукты, предназначенные для автоматизации процессов обработки заказов, отгрузки товаров, обслуживания клиентов), так и аналитическими (анализ продаж, отгрузки, клиентов) или же представлять собой комбинацию этих двух типов (управление отношениями с клиентами - CRM, цепочками поставок - SCM). Для реализации целостной стратегии эффективного управления необходимо регулярно модернизировать или пересматривать модели, определяющие функционирование этих аналитических приложений. С другой стороны, показатели этих приложений должны передаваться в BPM-системы. Таким образом, обеспечивается замкнутый процесс, который позволяет компаниям гибко управлять своей деятельностью и заранее устранять проблемы, прежде чем они могут стать неконтролируемыми.

Дополнительные приложения: средства логистики, продукты для обнаружения случаев мошенничества, системы рейтинга заемщиков по их платежеспособности, операционные приложения, предназначенные, например, для производства, финансов, человеческих ресурсов, управления стоимостной цепочкой (CRM, SCM).


Схема 2

Структура управления BPM-систем
1. Стратегическое управление:
- объединение стратегических целей компании с ее оперативными задачами;
- декомпозиция стратегических целей (с учетом как финансовых, так и нефинансовых показателей) и доведение целевых показателей до нижестоящих звеньев;
- результат - фокусирование усилий всех подразделений на генеральных целях компании.
2. Планирование и бюджетирование:
- реализация оперативного планирования, динамического прогнозирования и перераспределения ресурсов;
- встроенный финансовый интеллект, поддержка сложных методологических моделей;
- управление процессами бюджетирования и потоками задач;
- обеспечение работы большого количества пользователей в режиме реального времени;
- гибкая бесшовная интеграция с любыми источниками плановой и фактической информации;
- расширенные возможности анализа за счет использования преимуществ OLAP.
3. Консолидация финансовой отчетности:
- возможность формирования полного пакета консолидированной финансовой отчетности в соответствии с национальными и/или международными стандартами;
- пересчет долей собственности и контроля при сложном перекрестном владении, применение различных методов консолидации для разных долей владения и контроля;
- встроенные возможности сбора финансовых данных, находящихся в различных источниках;
- консолидация мультивалютной отчетности.

Преимущества планирования с применением BPM-систем

Теперь рассмотрим инструментарий планирования и бюджетирования. Несмотря на то что самой распространенной системой планирования в абсолютном большинстве компаний остается MS Excel, расценивать его как полноценный инструмент корпоративного управления не следует, поэтому серьезному рассмотрению должны подвергаться два класса информационных систем. Это корпоративные системы управления (ERP-ориентированные) и специализированные системы, которые сегодня включаются в BPM/CPM-пакеты. Здесь приоритет однозначно должен быть отдан специализированным системам. Тому есть четыре веских основания.
1. Горизонт планирования. Да, корпоративные системы управления обычно имеют определенный набор функций финансового и объемного планирования. Однако у системы, изначально ориентированной на обработку транзакций и поддержку низовых операций, эти возможности, как правило, и остаются на уровне оперативного планирования. Так, ERP-системы обеспечивают формирование платежного календаря и списка дебиторской задолженности. Однако они формируют именно оперативные планы и в некоторых случаях способны создавать тактические. А главной задачей корпоративного планирования является создание именно стратегических, перспективных планов.
2. Многовариантность. Важнейшее требование корпоративного планирования и бюджетирования - многовариантность, или возможность составления и оценки различных сценариев развития компании. Эта возможность не обеспечивается в рамках корпоративных систем управления.
3. Данные из других систем. Информационная система предприятия практически никогда не закрывается одним продуктом. В результате данные, необходимые для планирования и бюджетирования, находятся в различных системах и форматах. В большинство управленческих систем можно загрузить данные из смежных систем, но опять же эти показатели ориентированы на поддержку ежедневных операций, а не на тактическое и тем более стратегическое развитие компании. С другой стороны, специализированные системы планирования и бюджетирования должны взаимодействовать со всеми без исключения IT-системами предприятия и принимать данные в нужном для планирования формате, без излишней детализации.
4. Связь со стратегией. До последнего времени задача отражения в планах и бюджетах компании стратегии ее развития решалась исключительно на уровне ощущений и субъективных оценок топ-менеджеров. Очевидно, что корпоративные системы управления, ориентированные на поддержку операционной деятельности, не смогут автоматизировать этот процесс. Более того, в специализированных системах планирования и бюджетирования эта связь также отнюдь не всегда была реализована в конкретном функционале (за редким исключением). Более четкие и понятные автоматизированные решения, которые способны отразить в планах и бюджетах компании стратегию ее развития, стали появляться только с объединением разрозненных специализированных систем в BPM/CPM-пакеты. Автоматизация стала возможной именно в едином информационном пространстве, предназначенном как для формализации стратегии компании, так и для реализации ее в виде планов и бюджетов.

Примечание. Модель инфраструктуры ВРМ
1. Инфраструктура данных - средства интеграции и построения базы данных:
- хранилища данных;
- реляционные базы данных;
- многомерные технологии/OLAP;
- ETL-инструменты;
- приложения для обеспечения качества данных;
- программы для моделирования данных.
2. Аналитическая инфраструктура:
- инструменты подготовки отчетности;
- средства анализа;
- программы для интеграции с электронными таблицами и другими продуктами по обработке текстов;
- приложения data mining ;
- инструментальные панели;
- мониторинг деятельности в реальном времени.
--------------------------------
Data mining - способ анализа информации в базе данных с целью отыскания аномалий и трендов без выяснения смыслового значения записей.

3. IT-инфраструктура:
- серверы, средства хранения, сети, операционные системы, межплатформенное программное обеспечение;
- программное обеспечение для управления системами (например, Unicenter/OpenView/Tivoli);
- программные средства для планирования пропускной способности и анализа производительности;
- моделирование работоспособности;
- мониторинг и анализ событий.

А.Ланин
Директор департамента интеграционных технологий R-Style