Медиа-холдинг «Пронто-Москва» запустил систему DIRECTUM

Один из крупнейших медиа-холдингов столицы «Пронто-Москва» запустил в промышленную эксплуатацию систему DIRECTUM, настороенную на автоматизацию работы с персоналом. Компанией-интегратором выступила фирма Акелон.

При составлении технического задания был полностью формализован и схематично описан процесс приема на работу.

По итогам проведенной работы были определены следующие требования к автоматизации процесса подбора персонала:

создание единых реестров для хранения информации по всем кандидатам и по всем заявкам на подбор персонала, отслеживание их текущих статусов и взаимосвязей;

автоматизация нелинейного процесса согласования заявки на подбор персонала с определением списка заинтересованных лиц в зависимости от условий заявки;

автоматизация процесса работы с отдельным кандидатом: изучение и согласование резюме, подготовка и проведение собеседования, принятие решения по кандидату;

автоматизация процесса согласования приема сотрудника, в том числе заключение трудового договора, подготовка рабочего места и т.д.;

автоматический импорт заявок на подбор персонала из Excel для удаленной работы сотрудников филиалов;

реализация механизма разделения прав доступа к заявкам и прочим документам по подбору персонала.

В рамках поставленных задач специалистами компании Акелон был выполнен ряд работ для создания решения, наилучшим образом отвечающего требованиям заказчика.

«Автоматизация процесса подбора персонала – это первый шаг к полноценному использованию системы DIRRECTUM в качестве корпоративной системы управления контентом и взаимодействием. Благодаря решению, созданному специалистами компании Акелон на базе системы DIRECTUM, процесс работы по поиску кандидата на конкретную должность стал полностью прозрачным и понятным. Ценно и то, что сам процесс, наконец, был описан и формализован для единого понимания всеми сотрудниками.

В будущем мы планируем автоматизировать и другие процессы, например, управление договорами, работу с входящими и исходящими письмами, согласование внутренних заявок на установку технического и программного обеспечения. Отдельный интерес для нас представляет автоматизация проектного офиса, так как наша компания одновременно ведет большое количество медиапроектов», – говорит Круглов Дмитрий, директор ИТ медиа-холдинга «Пронто-Москва».

На момент завершения опытной эксплуатации в системе работают руководители всех уровней, идет одновременный поиск свыше десяти сотрудников по согласованным в системе DIRECTUM заявкам, несколько сотрудников уже найдены и приняты на работу, начато формирование реестра заявок и реестра кандидатов.

По итогам проекта было принято решение о развитии системы DIRECTUM  как полноценного средства корпоративного управления и интеграции ее с MS Axapta. В ближайшее время при помощи системы планируется автоматизировать ряд основных процессов – договорное управления, согласование исходящих писем и служебных записок,  работу с заявками на установку ПО и т.д. Также будет полностью автоматизирована канцелярия и внедрена технология RapID.

Идет обсуждение отдельного проекта по развертыванию и автоматизации проектного офиса на основе системы DIRECTUM для поддержки документационного обеспечения и организации взаимодействия между сотрудниками на всем протяжении работ по каждому из текущих проектов медиа-холдинга.

В рамках поставленных задач специалистами компании Акелон был выполнен ряд работ для создания решения, наилучшим образом отвечающего требованиям заказчика.

Был создан реестр заявок на подбор сотрудников, позволяющий хранить информацию о требованиях к кандидату, должностных обязанностях, режиме работы, необходимости командировок, заработной плате и т.д. Для каждой заявки можно хранить любое количество связанных с ней документов, отслеживать кандидатов на должность, общее количество проведенных и запланированных собеседований, статус работы по заявке и т.д. Также есть возможность импортировать заявку из MS Excel.

В реестре кандидатов на работу теперь хранится не только резюме, но и данные об ожидаемом уровне заработной платы, этапах работы с кандидатом с указанием результатов каждого этапа, мнения согласующих и причины отказа либо информация о приеме на работу.

Для автоматизации процесса согласования заявки на подбор сотрудника был разработан типовой маршрут с возможностью автоматического определения согласующих в зависимости от параметров заявки, включающий в себя весь процесс работы по заявке – от запроса руководителя отдела о необходимости поиска сотрудника до приема сотрудника на работу и подготовки рабочего места. Также процесс включает дополнительные маршруты по согласованию резюме перспективных кандидатов, подготовке и проведению собеседований, сбору отзывов и принятию решений. Чтобы при согласовании даты и времени собеседования участники автоматически получали приглашения на встречу для эффективного планирования своего рабочего времени, была выполнена интеграция системы DIRECTUM с MS Outlook.

Кроме того, был разработан ряд аналитических отчетов для анализа исполнения заявок на подбор персонала.

Чтобы исключить необходимость лишней работы по занесению информации из заявок, полученных от филиалов и представительств, был создан механизм импорта заявки из MS Excel непосредственно в систему DIRECTUM.

Система DIRECTUM была тесно интегрирована с доменной структурой Пронто-Москва. Преимущество интеграции - использование единого источника данных об организационной структуре. Схема подчиненности, принадлежность сотрудника к тому или иному подразделению, информация об активных и закрытых пользователях, должностях и т.п.– все эти данные обновляются в DIRECTUM автоматически при обновлении информации в Active Directory.

Также для сотрудников отдела рекрутинга и для остальных участников процесса подбора персонала были разработаны подробные инструкции по работе с созданным решением.

«Автоматизация процесса подбора персонала – это первый шаг к полноценному использованию системы DIRRECTUM в качестве корпоративной системы управления контентом и взаимодействием. Благодаря решению, созданному специалистами компании Акелон на базе системы DIRECTUM, процесс работы по поиску кандидата на конкретную должность стал полностью прозрачным и понятным. Ценно и то, что сам процесс, наконец, был описан и формализован для единого понимания всеми сотрудниками.

Очень удобно, что система предоставляет широкие возможности для интеграции с другим программным обеспечением, например, автоматическое создание встреч в MS Outlook в зависимости от назначенного времени собеседования. Сейчас мы обсуждаем вопрос об интеграции DIRECTUM и Axapta для автоматического переноса финансовой информации между системами.

В будущем мы планируем автоматизировать и другие процессы, например, управление договорами, работу с входящими и исходящими письмами, согласование внутренних заявок на установку технического и программного обеспечения. Отдельный интерес для нас представляет автоматизация проектного офиса, так как наша компания одновременно ведет большое количество медиапроектов, и идея управлять ими при помощи системы DIRECTUM кажется  очень перспективной».Круглов Дмитрий Георгиевич, Директор ИТ

На момент завершения опытной эксплуатации в системе работают руководители всех уровней, идет одновременный поиск свыше десяти сотрудников по согласованным в системе DIRECTUM заявкам, несколько сотрудников уже найдены и приняты на работу, начато формирование реестра заявок и реестра кандидатов.

Благодаря единому месту агрегации данных о работе по каждому кандидату и установке жестких сроков работ по каждому из них, повысилась эффективность работы и скорость принятия решений по каждому из них.

Идет активное накопление базы данных о работе отдельных сотрудников отдела рекрутинга, что позволит в ближайшее время использовать данные системы для принятия конкретных управленче-ских и кадровых решений.

По итогам проекта было принято решение о развитии системы DIRECTUM  как полноценного средства корпоративного управления и интеграции ее с MS Axapta.

В ближайшее время при помощи системы планируется автоматизировать ряд основных процессов – договорное управления, согласование исходящих писем и служебных записок,  работу с заявками на установку ПО и т.д. Также будет полностью автоматизирована канцелярия и внедрена технология RapID.

Идет обсуждение отдельного проекта по развертыванию и автоматизации проектного офиса на ос-нове системы DIRECTUM для поддержки документационного обеспечения и организации взаимо-действия между сотрудниками на всем протяжении работ по каждому из текущих проектов медиа-холдинга.