ОАО «Донской Табак» внедрило СЭД на базе DocsVision

«Донской табак» встало перед проблемой повышения управляемости бизнес-процессов и сокращение затрат на работу с документами, путем перевода внутрифирменного документооборота в бездокументарный вид. Для автоматизации было закуплено 300 лицензий на систему DocsVision. 

Решение о внедрении СЭД DocsVision было принято после тщательного анализа систем, представленных на рынке.  Система DocsVision показала абсолютное соответствие ключевым требованиям, поставленным руководством компании «Донской табак»: гибкость, простота настройки, быстродействие, производительность (обработка больших объемов документов), а также  возможность масштабирования системы. 

Внедрение и настройка системы осуществлялась компанией «Интеллектика» - сертифицированным партнером компании «ДоксВижн» и одним из сильнейших системных интеграторов ЮФО. Специалисты компании продемонстрировали свою компетентность, как при проведении презентаций, так и при развертывании пилотного проекта.

Система DocsVision в компании  «Донской табак» была внедрена в течение 6 месяцев. Основными задачами проекта стали организация электронного архива документов компании, сокращение сроков согласования договоров, обеспечение прозрачного механизма движения документов внутри предприятия, а также организация контроля исполнения документов. 

В ходе проекта специалистами компании «Интеллектика» были проведены работы по внедрению платформы DocsVision и настройке процессов «Делопроизводство» и «Управление процессами». Помимо этого были автоматизированы процессы по работе с различными типами документов: договорами (согласование, присвоение прав, инвентарные номера), доверенностями, приказами, служебными записками и входящими документами. Для перевода бумажных документов в электронный архив создан процесс сканирования и их последующего штрих-кодирования. В ходе организации автоматизированного контроля исполнения документов специалистами компании «Интеллектика» были предложены изменения в договорном процессе и методика контроля исполнения документов.  

Результатом внедрения СЭД на базе DocsVision стало единое информационное пространство, включающее в себя электронный архив и автоматизированную систему по работе с документами, как общего делопроизводства, так и со специфической документацией (порядка 10000 единиц в год). Система, реализованная на базе DocsVision, позволила оптимизировать маршруты движения документов внутри предприятия, повысить прозрачность механизма движения документации и сократить время согласования договоров. 

«Проект в компании «Донской табак» изначально был для нас важным и приоритетным. Мы понимали, что проект сложный, но, одновременно с этим, неординарный и очень интересный, с перспективой внедрения DocsVision во всем холдинге. Нельзя не отметить, что успешность проекта была обеспечена слаженностью и серьезной всесторонней организационной и технической помощью со стороны проектной группы компании «Донской табак». Мы все работали на результат, и он впечатляет», - прокомментировал Юрий Оганянц, директор по работе с корпоративными клиентами компании «Интеллектика».

Ольга Ковалева, руководитель проектной группы по внедрению системы DocsVision, «ГРУППА АГРОКОМ»: «Продолжением  успешного проекта в компании «Донской табак» стало принятие решения по внедрению СЭД на предприятии «РКЗ-«ТАВР», лидера мясоперерабатывающей отрасли Юга России, входящего в состав агропромышленного холдинга «ГРУППА АГРОКОМ». В результате будет организовано эффективное управление документопотоками на единой правовой и методической основе с помощью платформы DocsVision. На следующем этапе СЭД DocsVision планируется внедрить в управляющей компании холдинга «ГРУППА АГРОКОМ», а затем создать единое информационное пространство с системами «Донского табака» и «ТАВРа». Таким образом, документооборот на предприятиях станет прозрачным, значительно упростится процедура согласования договоров. Автоматизация  учета и контроля исполнения поручений позволит осуществлять расчет коэффициента исполнительской  дисциплины с учетом сроков и объемов их выполнения,  как отдельным сотрудником, так и бизнес-комплексом в целом. Для  реализации поставленных  задач нами была выбрана компания «Интеллектика», и, надо сказать, мы в своем выборе не ошиблись: именно от общего взаимопонимания, профессионализма  и слаженной работы специалистов «Интеллектики» и наших сотрудников зависит успешность внедрения  и  последующей работы СЭД как одного из инструментов управления бизнесом».