ЛЕТОГРАФ.Делопроизводство
Для кого:
Для предприятий, стремящихся организовать эффективный документооборот с возможностью быстрого поиска нужной информации и персональной ответственностью за исполнение документов.
Цель:
Сократить затраты времени и сил на обработку документов, иметь возможность контролировать работу сотрудников с документами, организовать удобный доступ к хранилищам оперативной и архивной информации.
Описание решения:
Решение "ЛЕТОГРАФ.Делопроизводство" представляет собой конфигурацию системы ЛЕТОГРАФ для автоматизации деятельности канцелярии и ведения электронного документооборота любого уровня сложности в любых организациях, в том числе в организациях, имеющих территориально-распределенную структуру. Доступ к системе осуществляется через web-интерфейс, а интеграционная платформа позволяет организовать взаимодействие с любой информационной системой. При этом обеспечивается соблюдение требований регламентов и внутренних стандартов в области ведения документооборота и информационной безопасности, принятой в организации.
Система ЛЕТОГРАФ обеспечивает регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, позволяет организовать эффективный контроль исполнения поручений и движения документов между подразделениями организации. По каждому документу в системе ЛЕТОГРАФ хранятся регистрационные данные, электронный образ и версии документа, а также информация, описывающая весь процесс работы с ним: от регистрации до списания в архив.
Система ЛЕТОГРАФ поддерживает полный жизненный цикл документа:
Регистрация документов
Документы могут поступать в организацию в бумажном виде, по факсу или по электронной почте. При регистрации документа в системе ЛЕТОГРАФ формируется регистрационно-контрольная карточка документа, в которую заносятся сведения о документе, автоматически документу присваивается уникальный регистрационный номер в соответствии с заданным шаблоном.
К регистрационно-контрольной карточке могут прикрепляться документы любых форматов, содержащие текст или графические образы. При этом обеспечивается полноценная работа с прикрепленными документами: просмотр, редактирование, удаление, разграничение прав доступа. Кроме того, в системе настроен функционал по автоматической регистрации документов, полученных по электронной почте.
Система ЛЕТОГРАФ предоставляет возможность сканирования и распознавания документов с автоматическим созданием регистрационной карточки и прикреплением электронного образа отсканированного документа. Для организаций, обрабатывающие большие объёмы данных, существует возможность массового ввода в систему бумажных документов и распознавания их электронных образов.
Исполнение поручений
Пользователь системы может сформировать резолюцию по документу, назначить исполнителей и контролирующих лиц. После ввода поручений в систему ЛЕТОГРАФ документы автоматически пересылаются исполнителям. Сотрудник, получивший документ может либо сам исполнить его, либо своей резолюцией направить документ на исполнение подчиненным лицам.
В системе реализован контроль сроков исполнения поручений, а также реализована возможность отправки уведомлений по электронной почте пользователю о поступлении документа на исполнение, о приближении срока исполнения, об истечении срока исполнения.
Работа с входящей и исходящей корреспонденцией
Для упрощения обработки документов, передаваемых по электронной почте, система ЛЕТОГРАФ интегрируется с почтовыми программами. Пользователю предоставляются следующие возможности:
Автоматические уведомления об изменении статуса и срока документа
Создание входящих документов на основе полученных внешних сообщений
Автоматическая регистрация входящих документов
Функции "почтового клиента"
Система ЛЕТОГРАФ позволяет значительно облегчить процесс составления реестров входящей и исходящей корреспонденции. Все исходящие документы, требующие отправки, автоматически помещаются в отдельную папку. В системе настраивается такое количество видов отправки и категорий адресатов, которое необходимо пользователю. Система предоставляет также удобный механизм поиска по содержимому реестров, что позволяет при необходимости быстро обращаться к отправленному ранее документу.
В системе ЛЕТОГРАФ реализован гибкий механизм поиска по реквизитам документа с целью исключения дублирования при вводе первичной информации. Например, один и тот же документ может поступить в организацию различными способами: по факсу, по электронной почте или курьером, что не исключает вероятность повторного ввода документа в информационную систему различными должностными лицами. Настроенная функция проверки наличия аналогичных документов в журнале регистрации системы ЛЕТОГРАФ позволяет избежать дублирования информации.
Движение документов внутри организации
В процессе работы с документами возникает необходимость во внутренней пересылке документов между различными подразделениями в рамках одной организации. Автоматическая передача документов по внутренней сети значительно ускоряет обмен информацией между сотрудниками и значительно упрощает взаимодействие между ними.
Система позволяет осуществлять пересылку регистрационной карточки с прикрепленными к ней файлами любому сотруднику организации. Пересылка карточки автоматически фиксируется системой ЛЕТОГРАФ в соответствующих журналах, что позволяет оперативно отслеживать все перемещения документов внутри организации.
Организация архива
Система ЛЕТОГРАФ позволяет создать полноценный архив электронных образов и регистрационной информации документов организации, обеспечивая надежное хранение, быстрый поиск документов и защищенный доступ к ним.
Электронный архив ЛЕТОГРАФ обеспечивает:
Надежное хранение неограниченного количества разноформатных файлов, организованное в соответствии с требуемой иерархией
Единую точку входа для доступа ко всем документам в соответствии принятой в компании политикой безопасности. Доступ к системе осуществляется при помощи web-браузера
Быстрый поиск необходимой информации и навигация по многомиллионным массивам документов
Возможность работы с электронными образами документов непосредственно из интерфейса корпоративной информационной системы
Технологию массового ввода документов с применением штрих-кодирования
Поиск документов
Система ЛЕТОГРАФ предоставляет широкие возможности для быстрого и удобного поиска любой информации в хранилище, также возможно осуществление полнотекстового поиска по содержанию файлов, прикрепленных к карточкам. Пользователи могут создавать поисковых запросов любой сложности и их сохранять в системе для последующего многократного использования. Возможности поиска документов для каждого пользователя определяются в соответствии с настроенными для него правами доступа к информации.
Формирование отчетности
В системе ЛЕТОГРАФ настраиваются формы автоматического формирования отчётов в соответствии с требованиями пользователя, что позволяет получать статистические данные по документообороту в соответствии с заданными параметрами. Возможность гибкой настройки параметров для каждого отчета обеспечивает максимальную точность и качество результатов поиска и удобство работы с системой.
Кроме того, система ЛЕТОГРАФ предоставляет возможность формировать статистические отчеты, позволяющие в режиме реального времени видеть количественные показатели документов, находящихся на той или иной стадии исполнения. Например, при формировании отчета по исполнению поручений, пользователь может видеть, сколько документов в данный момент времени находится на исполнении, сколько исполнены, у скольких документов превышен срок исполнения и т. п.
В рамках работы с отчетом в системе ЛЕТОГРАФ реализована возможность детализации любого параметра отчета. Пользователь, нажав кнопкой мыши на любой интересующий элемент отчета (количественный показатель, проект, статус документа и т. п.) попадает на страницу с подробной информацией по данному параметру. Если пользователю нужна ещё более детальная информация по элементу отчета, он может и далее продолжать осуществлять переход по иерархии хранения документов на более глубокие уровни.
Реализация проекта:
В рамках реализации проекта специалисты ЛЕТОГРАФ на территории Заказчика развернут решение "ЛЕТОГРАФ.Делопроизводство", проведут обучение работе с системой внутренней группы внедрения Заказчика. В составе группы внедрения будет проведена опытная эксплуатацию системы, выполнен сбор замечаний и предложений, реализованы работы по дополнительной конфигурации системы и подготовке эксплуатационных документов.
Результаты проекта:
Внедрение решения "ЛЕТОГРАФ.Делопроизводство" позволит организовать удобный процесс регистрации исходящей и входящей корреспонденции и без каких-либо затруднений контролировать местоположение бумажного документа и исполнение резолюций по нему. Система позволит решить ряд задач, связанных с организацией отправки корреспонденции, а также значительно облегчит выполнение основных операций по регистрации, учету и контролю исполнения документов.
Подробнее о системе:
Главная страница программы Летограф
ЛЕТОГРАФ.Основа
Особенности системы Летограф
Специализированные решения
- SWIFT
- Кредиты
- HelpDesk
- CRM
- Договоры
- Архив финансово-хозяйственных документов
- Архив
- Делопроизводство
Элементы системы
Автоматизации бизнес-процессов — BPM (Business Process Management)
Интеграции корпоративных приложений — EAI (Enterprise Application Integration)
Управления документами — ECM (Enterprise Content Management)
- Хранение документов
- Управление документами
- Маршрутизация документов
- Контроль исполнения поручений
- Отчеты и поиск
- Классификаторы и нумераторы
- Работа с файлами
- Сканирование и распознавание
- Потоковый ввод
- Персональное рабочее пространство
- Компоненты портала
- Работа с почтой
- Электронная почта
- Защита информации-
- Журналирование и аудит
- Управление доступом
- Распределённая работа
- Файловая система
- Автоматическая регистрация файлов
- Встраиваемость в порталы
Для предприятий, стремящихся организовать эффективный документооборот с возможностью быстрого поиска нужной информации и персональной ответственностью за исполнение документов.
Цель:
Сократить затраты времени и сил на обработку документов, иметь возможность контролировать работу сотрудников с документами, организовать удобный доступ к хранилищам оперативной и архивной информации.
Описание решения:
Решение "ЛЕТОГРАФ.Делопроизводство" представляет собой конфигурацию системы ЛЕТОГРАФ для автоматизации деятельности канцелярии и ведения электронного документооборота любого уровня сложности в любых организациях, в том числе в организациях, имеющих территориально-распределенную структуру. Доступ к системе осуществляется через web-интерфейс, а интеграционная платформа позволяет организовать взаимодействие с любой информационной системой. При этом обеспечивается соблюдение требований регламентов и внутренних стандартов в области ведения документооборота и информационной безопасности, принятой в организации.
Система ЛЕТОГРАФ обеспечивает регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, позволяет организовать эффективный контроль исполнения поручений и движения документов между подразделениями организации. По каждому документу в системе ЛЕТОГРАФ хранятся регистрационные данные, электронный образ и версии документа, а также информация, описывающая весь процесс работы с ним: от регистрации до списания в архив.
Система ЛЕТОГРАФ поддерживает полный жизненный цикл документа:
Регистрация документов
Документы могут поступать в организацию в бумажном виде, по факсу или по электронной почте. При регистрации документа в системе ЛЕТОГРАФ формируется регистрационно-контрольная карточка документа, в которую заносятся сведения о документе, автоматически документу присваивается уникальный регистрационный номер в соответствии с заданным шаблоном.
К регистрационно-контрольной карточке могут прикрепляться документы любых форматов, содержащие текст или графические образы. При этом обеспечивается полноценная работа с прикрепленными документами: просмотр, редактирование, удаление, разграничение прав доступа. Кроме того, в системе настроен функционал по автоматической регистрации документов, полученных по электронной почте.
Система ЛЕТОГРАФ предоставляет возможность сканирования и распознавания документов с автоматическим созданием регистрационной карточки и прикреплением электронного образа отсканированного документа. Для организаций, обрабатывающие большие объёмы данных, существует возможность массового ввода в систему бумажных документов и распознавания их электронных образов.
Исполнение поручений
Пользователь системы может сформировать резолюцию по документу, назначить исполнителей и контролирующих лиц. После ввода поручений в систему ЛЕТОГРАФ документы автоматически пересылаются исполнителям. Сотрудник, получивший документ может либо сам исполнить его, либо своей резолюцией направить документ на исполнение подчиненным лицам.
В системе реализован контроль сроков исполнения поручений, а также реализована возможность отправки уведомлений по электронной почте пользователю о поступлении документа на исполнение, о приближении срока исполнения, об истечении срока исполнения.
Работа с входящей и исходящей корреспонденцией
Для упрощения обработки документов, передаваемых по электронной почте, система ЛЕТОГРАФ интегрируется с почтовыми программами. Пользователю предоставляются следующие возможности:
Автоматические уведомления об изменении статуса и срока документа
Создание входящих документов на основе полученных внешних сообщений
Автоматическая регистрация входящих документов
Функции "почтового клиента"
Система ЛЕТОГРАФ позволяет значительно облегчить процесс составления реестров входящей и исходящей корреспонденции. Все исходящие документы, требующие отправки, автоматически помещаются в отдельную папку. В системе настраивается такое количество видов отправки и категорий адресатов, которое необходимо пользователю. Система предоставляет также удобный механизм поиска по содержимому реестров, что позволяет при необходимости быстро обращаться к отправленному ранее документу.
В системе ЛЕТОГРАФ реализован гибкий механизм поиска по реквизитам документа с целью исключения дублирования при вводе первичной информации. Например, один и тот же документ может поступить в организацию различными способами: по факсу, по электронной почте или курьером, что не исключает вероятность повторного ввода документа в информационную систему различными должностными лицами. Настроенная функция проверки наличия аналогичных документов в журнале регистрации системы ЛЕТОГРАФ позволяет избежать дублирования информации.
Движение документов внутри организации
В процессе работы с документами возникает необходимость во внутренней пересылке документов между различными подразделениями в рамках одной организации. Автоматическая передача документов по внутренней сети значительно ускоряет обмен информацией между сотрудниками и значительно упрощает взаимодействие между ними.
Система позволяет осуществлять пересылку регистрационной карточки с прикрепленными к ней файлами любому сотруднику организации. Пересылка карточки автоматически фиксируется системой ЛЕТОГРАФ в соответствующих журналах, что позволяет оперативно отслеживать все перемещения документов внутри организации.
Организация архива
Система ЛЕТОГРАФ позволяет создать полноценный архив электронных образов и регистрационной информации документов организации, обеспечивая надежное хранение, быстрый поиск документов и защищенный доступ к ним.
Электронный архив ЛЕТОГРАФ обеспечивает:
Надежное хранение неограниченного количества разноформатных файлов, организованное в соответствии с требуемой иерархией
Единую точку входа для доступа ко всем документам в соответствии принятой в компании политикой безопасности. Доступ к системе осуществляется при помощи web-браузера
Быстрый поиск необходимой информации и навигация по многомиллионным массивам документов
Возможность работы с электронными образами документов непосредственно из интерфейса корпоративной информационной системы
Технологию массового ввода документов с применением штрих-кодирования
Поиск документов
Система ЛЕТОГРАФ предоставляет широкие возможности для быстрого и удобного поиска любой информации в хранилище, также возможно осуществление полнотекстового поиска по содержанию файлов, прикрепленных к карточкам. Пользователи могут создавать поисковых запросов любой сложности и их сохранять в системе для последующего многократного использования. Возможности поиска документов для каждого пользователя определяются в соответствии с настроенными для него правами доступа к информации.
Формирование отчетности
В системе ЛЕТОГРАФ настраиваются формы автоматического формирования отчётов в соответствии с требованиями пользователя, что позволяет получать статистические данные по документообороту в соответствии с заданными параметрами. Возможность гибкой настройки параметров для каждого отчета обеспечивает максимальную точность и качество результатов поиска и удобство работы с системой.
Кроме того, система ЛЕТОГРАФ предоставляет возможность формировать статистические отчеты, позволяющие в режиме реального времени видеть количественные показатели документов, находящихся на той или иной стадии исполнения. Например, при формировании отчета по исполнению поручений, пользователь может видеть, сколько документов в данный момент времени находится на исполнении, сколько исполнены, у скольких документов превышен срок исполнения и т. п.
В рамках работы с отчетом в системе ЛЕТОГРАФ реализована возможность детализации любого параметра отчета. Пользователь, нажав кнопкой мыши на любой интересующий элемент отчета (количественный показатель, проект, статус документа и т. п.) попадает на страницу с подробной информацией по данному параметру. Если пользователю нужна ещё более детальная информация по элементу отчета, он может и далее продолжать осуществлять переход по иерархии хранения документов на более глубокие уровни.
Реализация проекта:
В рамках реализации проекта специалисты ЛЕТОГРАФ на территории Заказчика развернут решение "ЛЕТОГРАФ.Делопроизводство", проведут обучение работе с системой внутренней группы внедрения Заказчика. В составе группы внедрения будет проведена опытная эксплуатацию системы, выполнен сбор замечаний и предложений, реализованы работы по дополнительной конфигурации системы и подготовке эксплуатационных документов.
Результаты проекта:
Внедрение решения "ЛЕТОГРАФ.Делопроизводство" позволит организовать удобный процесс регистрации исходящей и входящей корреспонденции и без каких-либо затруднений контролировать местоположение бумажного документа и исполнение резолюций по нему. Система позволит решить ряд задач, связанных с организацией отправки корреспонденции, а также значительно облегчит выполнение основных операций по регистрации, учету и контролю исполнения документов.
Подробнее о системе:
Главная страница программы Летограф
ЛЕТОГРАФ.Основа
Особенности системы Летограф
Специализированные решения
- SWIFT
- Кредиты
- HelpDesk
- CRM
- Договоры
- Архив финансово-хозяйственных документов
- Архив
- Делопроизводство
Элементы системы
Автоматизации бизнес-процессов — BPM (Business Process Management)
Интеграции корпоративных приложений — EAI (Enterprise Application Integration)
Управления документами — ECM (Enterprise Content Management)
- Хранение документов
- Управление документами
- Маршрутизация документов
- Контроль исполнения поручений
- Отчеты и поиск
- Классификаторы и нумераторы
- Работа с файлами
- Сканирование и распознавание
- Потоковый ввод
- Персональное рабочее пространство
- Компоненты портала
- Работа с почтой
- Электронная почта
- Защита информации-
- Журналирование и аудит
- Управление доступом
- Распределённая работа
- Файловая система
- Автоматическая регистрация файлов
- Встраиваемость в порталы
Другие новости по теме: