RSS
Выбор информационной системы для управления бизнес-процесами
Процессное управление становится для многих руководителей стандартом "де-факто", однако без использования современных инструментов управление бизнес-процессами организовать в компании достаточно сложно, и это в первую очередь связано с их сложностью как объектов управления. Помимо определения бизнес-процесса, его описания, совершенствования и регламентации необходима его "сквозная" автоматизация для внедрения в компании.
Чтобы бизнес-процесс стал управляемым, необходимо обеспечить маршрутизацию задач в соответствии с его логикой, а также контролировать параметры, такие как время исполнения отдельных функций, отклонения от нормативного времени выполнения, стоимость процесса. Если в компании используется такой инструмент, то можно говорить о создании полного цикла управления бизнес-процессом, в рамках которого с учетом собранной статистики этот процесс совершенствуется.
Несмотря на общее увлечение внедрением систем класса ERP, получаемые результаты не обеспечивают "сквозную" автоматизацию бизнес-процессов, и поэтому сейчас наблюдается рост интереса к решению ее задач с помощью специализированных информационных систем класса Business Process Management System (BPMS, BPM-система).
Системы класса BPMS являются наследниками workflow-систем, при этом под термином workflow понимается управление потоком работ и через него - бизнес-процессом. Согласно глоссарию международной организации Workflow Management Coalition (WfMC) workflow - это полная или частичная автоматизация бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил. Эксперт из Delphi Group (Бостонская консультационная компания, специализирующаяся в области workflow) высказывается по этому поводу: "Управление потоком работ подчеркивает важность процесса, которому отводится роль контейнера для информации... В основе этой модели лежат процессы, а не информация". Следовательно, workflow/BPM-система - это система, которая обеспечивает создание, реализацию и управление потоком работ при помощи программного обеспечения, которое способно интерпретировать описание бизнес-процесса, взаимодействовать с участниками потока работ и при необходимости вызывать соответствующие приложения. Фактически workflow/BPM-системы являются реакцией IT-рынка на процессный подход к управлению.
В то же время реалии российского рынка автоматизации бизнес-процессов имеют свою специфику, связанную с достаточно сильным присутствием на рынке систем класса Document Management System - DMS, которые в своем составе помимо функциональности хранения и поиска документов имеют модули маршрутизации документов - Docflow. Проблема заключается в том, что многие заказчики пока еще не различают функциональность Docflow и Workflow между собой, и при выборе информационных систем ищут единую платформу для решения задач управления документами и управления бизнес-процессами, несмотря на то что это разные классы систем. Поэтому при выборе информационной системы часто встречаются требования к функционалу, который присутствует в системах разного класса, что показывает недостаточную развитость рынков информационных систем управления документами и управления бизнес-процессами, в результате чего разные по своей сути задачи пытаются решить с помощью одного инструмента.
Четкой границей применения систем класса BPMS является ориентация на управление именно бизнес-процессами, а не документами. Если бизнес-процесс имеет четкую логику и большое число экземпляров в день, например банковский процесс розничного кредитования (более 1000 заявок в день), то, безусловно, основной задачей будет являться маршрутизация кредитных заявок, тогда как задача поиска и хранения будет вторична. В подобных случаях, когда объектом автоматизации является бизнес-процесс, использование BPM-систем наиболее оправданно. Однако, если стоит задача автоматизировать свободную маршрутизацию документов по компании (без четко определенных алгоритмов обработки) и с невысокой частотой выполнения, в этом случае системы DMS, содержащие функционал Docflow, будут предпочтительней.
Внедрение BPM-систем тесно связано с внедрением процессного управления в компании, и без ориентации на бизнес-процессы как объекты управления оно будет сложным и малоэффективным. Если компания работает через систему регистрации и росписи документов, то для перехода к управлению бизнес-процессами и использованию BPM-системы необходимо сначала выделить и стандартизовать основные бизнес-процессы, а уже затем приступать к их автоматизации, что потребует изменений зон полномочий и ответственности в компании.
Основные классы BPM-систем
Если проанализировать аналитические материалы, то можно увидеть, что аналитики Gartner подразделяют рынок BPM-систем на два больших сегмента. Первый сегмент - это рынок BPM-систем (система-система), и эти решения изначально ориентированы на интеграцию между информационными системами. Они в основном используются для внутренней интеграции бизнес-процессов, проходящих в информационных системах. Примером такой интеграции может быть процесс биллинга в телекоммуникационной компании, где может быть использовано множество информационных систем, функции которых выполняются без участия человека, но при этом системы должны быть интегрированы между собой для "сквозной" автоматизации данного процесса.
Второй сегмент рынка BPM-систем - это системы класса BPM (человек-человек), которые в первую очередь предназначены для автоматизации последовательности работ, т.е. бизнес-процессов, выполняемых людьми.
Всего, по мнению аналитиков Gartner, выделяется пять классов BPM-систем:
административные системы, отвечающие за контроль поручений;
средства организации коллективной работы с основным упором на управление документами, что можно отнести к функциональности Docflow;
BPM-компоненты других систем - внутренние workflow-модули в других системах;
BPM-системы, предназначенные для интеграции, - системы с функционалом интеграции "система-система";
самостоятельные BPM-системы, позволяющие решать задачи автоматизации бизнес-процессов, выполняемых людьми.
Следует отметить, что рынок BPM-систем, несмотря на сильную динамику развития, имеет большое число поставщиков, что, по мнению аналитиков Gartner, приведет в ближайшее время к масштабным слияниям и поглощениям. Разработчики "тяжелых" ERP- и CRM-систем наращивают функционал workflow в своих решениях, и в дополнение к этому системы управления документами Document Management System (DMS) включают покупные или собственные workflow-модули, что в совокупности обусловливает усиление конкуренции на этом рынке и усложнение задачи выбора BPM-системы.
Области применения BPM-систем
В большинстве случаев применение BPM-систем наиболее эффективно в тех отраслях, где компании изначально имеют процессную организацию деятельности и специфику в логике бизнес-процессов, а также высокую частоту изменений в существующих процессах. Для таких компаний BPM-системы являются единственным способом автоматизации процессов, так как использование "монолитных" ИТ-решений или собственных разработок, как правило, приводит к тому, что из-за возникающих изменений в бизнесе эти решения быстро перестают удовлетворять новым требованиям.
Банковская отрасль является одним из основных потребителей BPM-систем. Это связано с особенностями организации front-офисных процессов у каждого банка. Наиболее часто встречающимся примером использования BPM-систем в банке является автоматизация процессов розничного кредитования.
Доказательством этого может служить автоматизация процесса "Автокредитование" в Собинбанке, выполненная специалистами компании IDS Scheer на платформе Ultimus BPM Suite. Примерами других банковских бизнес-процессов, для автоматизации которых используются BPM-системы, могут являться процессы управления запросами об обслуживании клиентов в информационно-справочной службе (изменение адреса, возврат платежей, управление счетом и открытие новых счетов). Практически весь front-офис банков может быть автоматизирован с применением BPMS, и в дополнение к этому интегрирован с другими информационными системами, используемыми в банке.
В компаниях телекоммуникационной отрасли BPMS могут быть использованы для автоматизации процессов, связанных с обработкой запросов множества клиентов. Например, процесс "Организация подключения абонентов" был автоматизирован в телекоммуникационной компании КОМКОР с использованием BPM-системы Ultimus BPM Suite. В этих компаниях могут быть автоматизированы также процессы управления инцидентами пользователей (Trouble Ticket) и др.
Для компаний энергетической отрасли наиболее эффективно применение BPM-систем в процессах, которые связаны с обслуживанием большого числа клиентов. Одним из таких процессов является технологическое присоединение к сети, в рамках которого происходит взаимодействие клиентов компании и нескольких внутренних подразделений. Кроме того, могут быть автоматизированы и другие процессы, например, в одной из энергетических компаний была автоматизирована процедура кодирования и утверждения счетов-фактур.
Важно отметить, что BPM-система может быть применима и для автоматизации вспомогательных бизнес-процессов. Обработка запросов на обслуживание и закупку, управление персоналом, начисление заработной платы, заказ билетов и автомобилей - все эти процессы уже автоматизированы с использованием BPM-систем, чему имеется подтверждение в виде выполненных проектов.
Система менеджмента качества является еще одной областью использования BPM-систем, и это связано в первую очередь с процессами управления записями, которые могут быть также автоматизированы. Более того, процедуры контроля качества могут быть встроены в процессы, автоматизированные с помощью BPMS, что избавляет от большого количества рутинной работы. Некоторые компании используют BPMS для управления соответствием требованиям такого закона, как закон Sarbanes-Oxley (SOx), что позволяет создать систему внутреннего контроля, большинство действий в которой выполняется в автоматическом режиме (контрольные процедуры, создание свидетельств контроля и т.д.).
Еще одной обширной областью использования BPM-систем является государственное управление. Примерами административно-управленческих процессов, автоматизированных с помощью BPM-систем, могут быть ответы на жалобы граждан, отслеживание административной корреспонденции, выдача лицензий или разрешений и др. Есть примеры использования BPM-систем в здравоохранении для автоматизации процессов регистрации новых клиентов и в консалтинговых компаниях (включение новых сотрудников в деятельность, разработка коммерческих предложений, согласование договоров, управление персоналом).
Критерии выбора BPM-систем
От правильного выбора информационной системы класса BPMS существенно зависит ее дальнейшее использование. Однако сегодня большинство решений принимается интуитивно, что часто приводит к разочарованию от результатов автоматизации. При выборе BPM-системы, как правило, ориентируются только на внешние признаки - количество инсталляций, "громкость" имени и, конечно, стоимость. При этом не уделяется особого внимания ее функциональности и технической реализации, что приводит к ограничениям в дальнейшей работе: отсутствие кросс-платформенности, недостаточная масштабируемость, сложность внесения изменений. Производя выбор без понимания технических и функциональных параметров BPM-системы, можно совершить ошибку, которую в дальнейшем исправить без потерь будет невозможно, поэтому необходимо ответить на следующие вопросы:
каким образом выбрать информационную систему в зависимости от целей и задач бизнеса и текущего состояния автоматизации;
как расставить приоритеты для бизнес-процессов, требующих автоматизации;
будет ли эффект от внедрения превышать затраты на приобретение BPM-системы.
Одним из ключевых этапов выбора BPM-системы является разработка требований к системе и поставщику. В рамках этих работ определяются наиболее критичные бизнес-процессы, проводится аудит ИТ-инфраструктуры, определяются границы автоматизации и собираются требования от ключевых пользователей компании. Количество данных требований может варьировать в широких пределах, например для крупных компаний оно может составлять около 500, а для небольших около 100. Для удобства работы с таким количеством требований необходимо их классифицировать по группам: функциональные, технические, стоимостные, к поставщику. Это позволяет применять различные методики нормирования, взвешивания и оценки для каждой группы и добиться максимально качественной оценки соответствия BPM-системы потребностям компании. Аналитики компании Gartner предлагают обратить внимание на следующие требования при выборе BPM-системы:
поддержка задач "человек-человек" и удобство интерфейса пользователя;
поддержка организационной структуры и ролевых групп;
возможность переназначения заданий, оперативного вмешательства в процесс и обработки исключительных ситуаций;
возможность управления логикой процесса с рабочего места пользователя;
удобство использования и администрирования;
присутствие графических средств разработки моделей бизнес-процесса;
поддерживаемые архитектуры и стандарты;
производительность и масштабируемость;
способность обслуживать многочисленные, продолжительные и распределенные процессы;
понятный интерфейс настройки и возможность минимального участия ИТ-специалистов во внедрении и поддержке;
возможность информирования в реальном времени по отклонениям показателей процесса;
поддержка сервис-ориентированной архитектуры (SOA - Service Oriented Architecture);
присутствие шаблонов бизнес-процессов, на основании которых могут быть разработаны новые процессы;
невысокая совокупная стоимость владения.
Учитывая указанные требования к BPM-системе в качестве основы и добавляя специализированные требования своей компании, можно получить понимание того, какой должна быть выбираемая BPM-система.
Далее определяются участники тендера путем сбора информации по существующим BPM-системам. Сейчас на российском рынке присутствует около 50 крупных поставщиков BPMS, при этом их количество растет из года в год, поэтому необходимо системно подойти к процессу сбора информации. Информация о BPM-системах может быть получена в результате анализа открытых источников, на основе которых составляется перечень систем, принимаемых для рассмотрения, а затем с использованием форм (RFI - Request For Information) производится рассылка запроса информации поставщикам. На основании полученных ответов происходит первичный анализ на соответствие требованиям, после чего определяются участники тендера.
После того как участники определены, проводится тендер путем составления и рассылки поставщикам запроса на коммерческое предложение (RFP - Request For Proposal), содержащего полный перечень требований к BPM-системе. На основании ответа участников происходит оценка коммерческих предложений, при этом рекомендуется также "попробовать", как эти системы будут работать на реальных данных компании. Для этого готовится контрольный пример бизнес-процесса или осуществляется "пилотное" внедрение BPM-системы на одном процессе.
Опыт реализации проектов показал, что выбор BPM-системы может быть сделан в течение месяца. За это время можно сформировать необходимые и достаточные требования и с учетом их выбрать BPM-систему и команду внедрения.
Заключение
По мнению аналитиков Gartner, к 2012 г. уже большинство компаний приобретет опыт управления бизнес-процессами и встанет на путь их усовершенствования.
Переход к процессному управлению может быть постепенным и проводиться через автоматизацию небольших процедур и вспомогательных процессов с использованием BPM-систем, поэтому, выбирая BPM-систему, необходимо понимать стратегические преимущества подхода с точки зрения изменения системы управления компанией. Важно отметить, что процессный подход и BPM-системы позволят применять такие современные подходы, как сервисно-ориентированная архитектура (Service Oriented Architecture - SOA).
Однако основной помехой внедрению BPMS в России является непонимание всех преимуществ процессного управления. Приверженность функциональной схеме управления часто не дает возможности сделать полноценную автоматизацию бизнес-процессов и внедрить процессное управление. Но в то же время усиление конкуренции во многих российских отраслях позволяет надеяться, что задачи совершенствования бизнес-процессов станут насущной потребностью, что вызовет еще больший интерес к BPM-системам.
А.Коптелов
Директор проекта "Контроллинг 24"
Компания IDS Scheer Россия и страны СНГ
Чтобы бизнес-процесс стал управляемым, необходимо обеспечить маршрутизацию задач в соответствии с его логикой, а также контролировать параметры, такие как время исполнения отдельных функций, отклонения от нормативного времени выполнения, стоимость процесса. Если в компании используется такой инструмент, то можно говорить о создании полного цикла управления бизнес-процессом, в рамках которого с учетом собранной статистики этот процесс совершенствуется.
Несмотря на общее увлечение внедрением систем класса ERP, получаемые результаты не обеспечивают "сквозную" автоматизацию бизнес-процессов, и поэтому сейчас наблюдается рост интереса к решению ее задач с помощью специализированных информационных систем класса Business Process Management System (BPMS, BPM-система).
Системы класса BPMS являются наследниками workflow-систем, при этом под термином workflow понимается управление потоком работ и через него - бизнес-процессом. Согласно глоссарию международной организации Workflow Management Coalition (WfMC) workflow - это полная или частичная автоматизация бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил. Эксперт из Delphi Group (Бостонская консультационная компания, специализирующаяся в области workflow) высказывается по этому поводу: "Управление потоком работ подчеркивает важность процесса, которому отводится роль контейнера для информации... В основе этой модели лежат процессы, а не информация". Следовательно, workflow/BPM-система - это система, которая обеспечивает создание, реализацию и управление потоком работ при помощи программного обеспечения, которое способно интерпретировать описание бизнес-процесса, взаимодействовать с участниками потока работ и при необходимости вызывать соответствующие приложения. Фактически workflow/BPM-системы являются реакцией IT-рынка на процессный подход к управлению.
В то же время реалии российского рынка автоматизации бизнес-процессов имеют свою специфику, связанную с достаточно сильным присутствием на рынке систем класса Document Management System - DMS, которые в своем составе помимо функциональности хранения и поиска документов имеют модули маршрутизации документов - Docflow. Проблема заключается в том, что многие заказчики пока еще не различают функциональность Docflow и Workflow между собой, и при выборе информационных систем ищут единую платформу для решения задач управления документами и управления бизнес-процессами, несмотря на то что это разные классы систем. Поэтому при выборе информационной системы часто встречаются требования к функционалу, который присутствует в системах разного класса, что показывает недостаточную развитость рынков информационных систем управления документами и управления бизнес-процессами, в результате чего разные по своей сути задачи пытаются решить с помощью одного инструмента.
Четкой границей применения систем класса BPMS является ориентация на управление именно бизнес-процессами, а не документами. Если бизнес-процесс имеет четкую логику и большое число экземпляров в день, например банковский процесс розничного кредитования (более 1000 заявок в день), то, безусловно, основной задачей будет являться маршрутизация кредитных заявок, тогда как задача поиска и хранения будет вторична. В подобных случаях, когда объектом автоматизации является бизнес-процесс, использование BPM-систем наиболее оправданно. Однако, если стоит задача автоматизировать свободную маршрутизацию документов по компании (без четко определенных алгоритмов обработки) и с невысокой частотой выполнения, в этом случае системы DMS, содержащие функционал Docflow, будут предпочтительней.
Внедрение BPM-систем тесно связано с внедрением процессного управления в компании, и без ориентации на бизнес-процессы как объекты управления оно будет сложным и малоэффективным. Если компания работает через систему регистрации и росписи документов, то для перехода к управлению бизнес-процессами и использованию BPM-системы необходимо сначала выделить и стандартизовать основные бизнес-процессы, а уже затем приступать к их автоматизации, что потребует изменений зон полномочий и ответственности в компании.
Основные классы BPM-систем
Если проанализировать аналитические материалы, то можно увидеть, что аналитики Gartner подразделяют рынок BPM-систем на два больших сегмента. Первый сегмент - это рынок BPM-систем (система-система), и эти решения изначально ориентированы на интеграцию между информационными системами. Они в основном используются для внутренней интеграции бизнес-процессов, проходящих в информационных системах. Примером такой интеграции может быть процесс биллинга в телекоммуникационной компании, где может быть использовано множество информационных систем, функции которых выполняются без участия человека, но при этом системы должны быть интегрированы между собой для "сквозной" автоматизации данного процесса.
Второй сегмент рынка BPM-систем - это системы класса BPM (человек-человек), которые в первую очередь предназначены для автоматизации последовательности работ, т.е. бизнес-процессов, выполняемых людьми.
Всего, по мнению аналитиков Gartner, выделяется пять классов BPM-систем:
административные системы, отвечающие за контроль поручений;
средства организации коллективной работы с основным упором на управление документами, что можно отнести к функциональности Docflow;
BPM-компоненты других систем - внутренние workflow-модули в других системах;
BPM-системы, предназначенные для интеграции, - системы с функционалом интеграции "система-система";
самостоятельные BPM-системы, позволяющие решать задачи автоматизации бизнес-процессов, выполняемых людьми.
Следует отметить, что рынок BPM-систем, несмотря на сильную динамику развития, имеет большое число поставщиков, что, по мнению аналитиков Gartner, приведет в ближайшее время к масштабным слияниям и поглощениям. Разработчики "тяжелых" ERP- и CRM-систем наращивают функционал workflow в своих решениях, и в дополнение к этому системы управления документами Document Management System (DMS) включают покупные или собственные workflow-модули, что в совокупности обусловливает усиление конкуренции на этом рынке и усложнение задачи выбора BPM-системы.
Области применения BPM-систем
В большинстве случаев применение BPM-систем наиболее эффективно в тех отраслях, где компании изначально имеют процессную организацию деятельности и специфику в логике бизнес-процессов, а также высокую частоту изменений в существующих процессах. Для таких компаний BPM-системы являются единственным способом автоматизации процессов, так как использование "монолитных" ИТ-решений или собственных разработок, как правило, приводит к тому, что из-за возникающих изменений в бизнесе эти решения быстро перестают удовлетворять новым требованиям.
Банковская отрасль является одним из основных потребителей BPM-систем. Это связано с особенностями организации front-офисных процессов у каждого банка. Наиболее часто встречающимся примером использования BPM-систем в банке является автоматизация процессов розничного кредитования.
Доказательством этого может служить автоматизация процесса "Автокредитование" в Собинбанке, выполненная специалистами компании IDS Scheer на платформе Ultimus BPM Suite. Примерами других банковских бизнес-процессов, для автоматизации которых используются BPM-системы, могут являться процессы управления запросами об обслуживании клиентов в информационно-справочной службе (изменение адреса, возврат платежей, управление счетом и открытие новых счетов). Практически весь front-офис банков может быть автоматизирован с применением BPMS, и в дополнение к этому интегрирован с другими информационными системами, используемыми в банке.
В компаниях телекоммуникационной отрасли BPMS могут быть использованы для автоматизации процессов, связанных с обработкой запросов множества клиентов. Например, процесс "Организация подключения абонентов" был автоматизирован в телекоммуникационной компании КОМКОР с использованием BPM-системы Ultimus BPM Suite. В этих компаниях могут быть автоматизированы также процессы управления инцидентами пользователей (Trouble Ticket) и др.
Для компаний энергетической отрасли наиболее эффективно применение BPM-систем в процессах, которые связаны с обслуживанием большого числа клиентов. Одним из таких процессов является технологическое присоединение к сети, в рамках которого происходит взаимодействие клиентов компании и нескольких внутренних подразделений. Кроме того, могут быть автоматизированы и другие процессы, например, в одной из энергетических компаний была автоматизирована процедура кодирования и утверждения счетов-фактур.
Важно отметить, что BPM-система может быть применима и для автоматизации вспомогательных бизнес-процессов. Обработка запросов на обслуживание и закупку, управление персоналом, начисление заработной платы, заказ билетов и автомобилей - все эти процессы уже автоматизированы с использованием BPM-систем, чему имеется подтверждение в виде выполненных проектов.
Система менеджмента качества является еще одной областью использования BPM-систем, и это связано в первую очередь с процессами управления записями, которые могут быть также автоматизированы. Более того, процедуры контроля качества могут быть встроены в процессы, автоматизированные с помощью BPMS, что избавляет от большого количества рутинной работы. Некоторые компании используют BPMS для управления соответствием требованиям такого закона, как закон Sarbanes-Oxley (SOx), что позволяет создать систему внутреннего контроля, большинство действий в которой выполняется в автоматическом режиме (контрольные процедуры, создание свидетельств контроля и т.д.).
Еще одной обширной областью использования BPM-систем является государственное управление. Примерами административно-управленческих процессов, автоматизированных с помощью BPM-систем, могут быть ответы на жалобы граждан, отслеживание административной корреспонденции, выдача лицензий или разрешений и др. Есть примеры использования BPM-систем в здравоохранении для автоматизации процессов регистрации новых клиентов и в консалтинговых компаниях (включение новых сотрудников в деятельность, разработка коммерческих предложений, согласование договоров, управление персоналом).
Критерии выбора BPM-систем
От правильного выбора информационной системы класса BPMS существенно зависит ее дальнейшее использование. Однако сегодня большинство решений принимается интуитивно, что часто приводит к разочарованию от результатов автоматизации. При выборе BPM-системы, как правило, ориентируются только на внешние признаки - количество инсталляций, "громкость" имени и, конечно, стоимость. При этом не уделяется особого внимания ее функциональности и технической реализации, что приводит к ограничениям в дальнейшей работе: отсутствие кросс-платформенности, недостаточная масштабируемость, сложность внесения изменений. Производя выбор без понимания технических и функциональных параметров BPM-системы, можно совершить ошибку, которую в дальнейшем исправить без потерь будет невозможно, поэтому необходимо ответить на следующие вопросы:
каким образом выбрать информационную систему в зависимости от целей и задач бизнеса и текущего состояния автоматизации;
как расставить приоритеты для бизнес-процессов, требующих автоматизации;
будет ли эффект от внедрения превышать затраты на приобретение BPM-системы.
Одним из ключевых этапов выбора BPM-системы является разработка требований к системе и поставщику. В рамках этих работ определяются наиболее критичные бизнес-процессы, проводится аудит ИТ-инфраструктуры, определяются границы автоматизации и собираются требования от ключевых пользователей компании. Количество данных требований может варьировать в широких пределах, например для крупных компаний оно может составлять около 500, а для небольших около 100. Для удобства работы с таким количеством требований необходимо их классифицировать по группам: функциональные, технические, стоимостные, к поставщику. Это позволяет применять различные методики нормирования, взвешивания и оценки для каждой группы и добиться максимально качественной оценки соответствия BPM-системы потребностям компании. Аналитики компании Gartner предлагают обратить внимание на следующие требования при выборе BPM-системы:
поддержка задач "человек-человек" и удобство интерфейса пользователя;
поддержка организационной структуры и ролевых групп;
возможность переназначения заданий, оперативного вмешательства в процесс и обработки исключительных ситуаций;
возможность управления логикой процесса с рабочего места пользователя;
удобство использования и администрирования;
присутствие графических средств разработки моделей бизнес-процесса;
поддерживаемые архитектуры и стандарты;
производительность и масштабируемость;
способность обслуживать многочисленные, продолжительные и распределенные процессы;
понятный интерфейс настройки и возможность минимального участия ИТ-специалистов во внедрении и поддержке;
возможность информирования в реальном времени по отклонениям показателей процесса;
поддержка сервис-ориентированной архитектуры (SOA - Service Oriented Architecture);
присутствие шаблонов бизнес-процессов, на основании которых могут быть разработаны новые процессы;
невысокая совокупная стоимость владения.
Учитывая указанные требования к BPM-системе в качестве основы и добавляя специализированные требования своей компании, можно получить понимание того, какой должна быть выбираемая BPM-система.
Далее определяются участники тендера путем сбора информации по существующим BPM-системам. Сейчас на российском рынке присутствует около 50 крупных поставщиков BPMS, при этом их количество растет из года в год, поэтому необходимо системно подойти к процессу сбора информации. Информация о BPM-системах может быть получена в результате анализа открытых источников, на основе которых составляется перечень систем, принимаемых для рассмотрения, а затем с использованием форм (RFI - Request For Information) производится рассылка запроса информации поставщикам. На основании полученных ответов происходит первичный анализ на соответствие требованиям, после чего определяются участники тендера.
После того как участники определены, проводится тендер путем составления и рассылки поставщикам запроса на коммерческое предложение (RFP - Request For Proposal), содержащего полный перечень требований к BPM-системе. На основании ответа участников происходит оценка коммерческих предложений, при этом рекомендуется также "попробовать", как эти системы будут работать на реальных данных компании. Для этого готовится контрольный пример бизнес-процесса или осуществляется "пилотное" внедрение BPM-системы на одном процессе.
Опыт реализации проектов показал, что выбор BPM-системы может быть сделан в течение месяца. За это время можно сформировать необходимые и достаточные требования и с учетом их выбрать BPM-систему и команду внедрения.
Заключение
По мнению аналитиков Gartner, к 2012 г. уже большинство компаний приобретет опыт управления бизнес-процессами и встанет на путь их усовершенствования.
Переход к процессному управлению может быть постепенным и проводиться через автоматизацию небольших процедур и вспомогательных процессов с использованием BPM-систем, поэтому, выбирая BPM-систему, необходимо понимать стратегические преимущества подхода с точки зрения изменения системы управления компанией. Важно отметить, что процессный подход и BPM-системы позволят применять такие современные подходы, как сервисно-ориентированная архитектура (Service Oriented Architecture - SOA).
Однако основной помехой внедрению BPMS в России является непонимание всех преимуществ процессного управления. Приверженность функциональной схеме управления часто не дает возможности сделать полноценную автоматизацию бизнес-процессов и внедрить процессное управление. Но в то же время усиление конкуренции во многих российских отраслях позволяет надеяться, что задачи совершенствования бизнес-процессов станут насущной потребностью, что вызовет еще больший интерес к BPM-системам.
А.Коптелов
Директор проекта "Контроллинг 24"
Компания IDS Scheer Россия и страны СНГ
Другие новости по теме:
Как выбрать информационную систему для управления бизнес-процессами Управление бизнес-процессами Решение задач управления договорами в рамках бизнес-процессов ERP-системы СЭД и ВРM: останется ли специализация решений Модуль интеграции с 1С Эволюция корпоративых информационных систем (КИС)